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Guide de commande et politiques pour les services de traiteur
 

Nous vous remercions de vous intéresser à nos services. Veuillez prendre le temps de lire ces quelques directives afin d’aider notre équipe à assurer la réussite de votre activité. Nous serons heureux de créer et de personnaliser avec vous un menu adapté à l’événement que vous planifiez.

Afin de nous permettre de vous offrir ce qu’il y a de mieux, nous vous demandons de respecter les délais mentionnés sur le site internet de notre service traiteur. Vous aurez ainsi l’assurance de recevoir les produits voulus à temps. Toutefois, nous chercherons à répondre aux demandes de dernière minute et c’est avec plaisir que nous vous proposerons alors notre « suggestion du chef ».

Bien planifier votre événement est la meilleure façon d’être en mesure de profiter pleinement de notre service de traiteur. Voici quelques éléments à considérer pour obtenir un service efficace :

  • Communiquez rapidement avec nous en ligne ou par téléphone pour nous faire part des détails préliminaires concernant votre demande. En raison du nombre élevé d’événements sur le campus, certaines dates peuvent être réservées bien avant le préavis requis de 72 heures.

  • Depuis le 1er juin 2014, il n’y a plus aucune exclusivité dans les locaux désignés par l’Université pour des services traiteur.Sodexo offre ses services de traiteur partout sur le campus

  • Confirmez rapidement votre réservation de local. Sodexo n’est pas responsable de la réservation des locaux sur le campus. Veuillez communiquer avec le bureau des évènements campus au Desjardins-Polack au poste 2740 ou par courriel : info@bec.ulaval.ca. Le BEC sera en mesure de vous diriger vers les personnes responsables de la réservation des locaux dans les différents pavillons du campus.

  • Prévoyez que nous devons avoir accès à l’endroit où se tient l’événement au minimum une heure avant l’arrivée des convives afin que nous puissions effectuer l’installation et la livraison. Pour les cocktails, buffets, repas à l’assiette ou tout autre événement d’envergure, le temps requis pour le montage peut varier de 2 à 4 heures.

  • Sodexo n’est pas responsable de la propreté des locaux et du mobilier, incluant les aires de service de restauration. L’entretien ménager est assuré par un autre sous-traitant. Pour un événement de plus grande envergure, il est préférable d’aviser les responsables du BEC par courriel : info@bec.ulaval.ca afin de s’assurer de la propreté des lieux avant, pendant et après ce dernier.

  • Prévoyez aussi un minimum d’une heure pour le ramassage. À ce propos, veuillez nous indiquer l’heure de fin de l’activité. Cela dit, nous ne pouvons pas toujours vous garantir à quel moment précis le ramassage de votre service s’effectuera. Souvent, les services de l’avant-midi peuvent être ramassés en après-midi et ceux de fin de journée, tôt le lendemain matin. Cependant, si vous avez une contrainte et qu’il est nécessaire d’effectuer le ramassage de votre service à un moment précis, veuillez prendre un arrangement avec notre coordonnateur du service traiteur.

  • Sodexo n’est pas responsable de prévoir le nombre de tables nécessaires pour votre service. Il est de la responsabilité des clients de prévoir le nombre de tables nécessaires. Pour les pauses-café, déjeuners et buffets de 15 à 30 personnes, il faut prévoir de 6 à 18 pieds de surface de table pour la présentation de la nourriture. Pour chaque tranche de 20 personnes additionnelles, il faut ajouter 6 pieds de surface supplémentaire jusqu’à un maximum de 36 pieds. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour préciser vos besoins à ce sujet.

  • Si votre service doit être livré à l’intérieur de la salle pendant une réunion, veuillez nous aviser du temps de service approprié pour que nous puissions prendre un arrangement avec vous afin de ne pas incommoder vos convives. Pour des raisons de confidentialité, vous pouvez prévoir l’installation de vos tables à l’extérieur de la salle de réunion afin que vos invités puissent se servir aux moments voulus. Par contre, notez que nous ne sommes pas responsables advenant le cas où il y aurait un vol d’aliments.

  • Nous vous conseillons de commander vos services une quinzaine de minutes avant le début de votre événement. Cela devrait permettre l’installation de votre service avant l’arrivée de vos invités.

  • Sodexo est fier de vous offrir des services éco responsables sur demande.

    COMMANDE

 

  • ALLERGIES

    Malgré que la nourriture soit préparée dans un environnement salubre et contrôlé et que nous faisons tout en notre possible pour sélectionner des fournisseurs opérant dans les mêmes conditions, nous ne pouvons garantir l’absence de traces d’aliments allergènes quels qu’ils soient. De même, la liste des ingrédients dont vous avez accès sur notre site n’est pas exhaustive et nous ne prenons aucune responsabilité concernant une réaction physique ou autre suite à l’ingestion d’un repas. LA RESPONSABILITÉ INCOMBE ENTIÈREMENT AUX CLIENTS AYANT UNE OU DES ALLERGIES ALIMENTAIRES CONNUES OU NON DE NOUS COMMUNIQUER ET DE S’ASSURER QUE L’OPTION QU’ILS ONT CHOISI SOIT CONVENABLE.
  • Afin de respecter vos besoins et votre horaire, nous demandons de recevoir la commande du service de traiteur dans les délais suivants :

 

GENRE DE SERVICE

CHOIX DE MENU ET COMMANDE

CONFIRMATION FINALE DU NOMBRE DE CONVIVE

ANNULATION

PAUSE-CAFÉ ET BOÎTE À LUNCH

1 jour ouvrable     (24 heures)

1 jour ouvrable        (24 heures)

2 jours ouvrables (48 heures)

BUFFET

3 jours ouvrables (72 heures)

3 jours ouvrables    (72 heures)

3 jours ouvrables  (72 heures)

COCKTAIL

5 jours ouvrables

3 jours ouvrables

3 jours ouvrables

REPAS À L’ASSIETTE

5 jours ouvrables

5 jours ouvrables

5 jours ouvrables

ÉVÈNEMENT DE 125 CONVIVES ET PLUS

10 jours ouvrables

5 jours ouvrables

5 jours ouvrables

SERVICE DE BOISSONS ALCOOLISÉES HORS LAURENTIENNE (PERMIS)

15 jours ouvrables   (Délai minimum requis pour obtenir un permis d’alcool)

5 jours ouvrables

5 jours ouvrables          
(95 $ permis non remboursable)

SERVICE DE BOISSONS ALCOOLISÉES À LA LAURENTIENNE

3 jours ouvrables

3 jours ouvrables

3 jours ouvrables

  

  • Des frais supplémentaires de 10 % du montant total de votre facture peuvent être ajoutés aux commandes tardives. 

  • Nous nous adaptons facilement aux menus personnalisés, aux besoins alimentaires particuliers et aux demandes de plats végétariens.

  • Politique d’annulation – Pour éviter que des frais vous soient facturés, toute annulation ou modification doit être envoyée par écrit avant délai limite fixée (Mentionné ci-haut). Tout service de traiteur sera facturé s’il n’est pas annulé à l’intérieur des délais fixés en fonction de la date de votre l’activité.

  • Quantité commandée– Les quantités doivent être confirmées 72 heures à l’avance à l’exception des pauses café et ne peuvent être révisées à la baisse.

     

    LIVRAISON

  • Un achat minimum de 40,00 $ avant taxes est nécessaire pour une livraison gratuite. Toutefois les commandes inférieures à 40,00 $ peuvent être livrées moyennant des frais de livraison de 15,00 $ ou vous pouvez récupérées votre commande à la cafeteria afin d’éviter les frais de livraison. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer pour la livraison dans certains pavillons :

 

TYPE DE LIVRAISON

FRAIS

PAVILLONS

RÉGULIÈRE

15$

Desjardins
Stade Télus
Envirotron
Bizaillon
Médecine dentaire
Pavillon des Services
Pavillon de l’Est

75 personnes et plus vaisselle porcelaine

50$

 

  • Si vous modifiez le lieu de votre événement, veuillez nous fournir l’endroit exact du nouveau lieu pour éviter toute confusion et des frais supplémentaires.

  • Si votre activité se déplace après la livraison, veuillez nous en aviser pour que nous puissions assurer un ramassage rapide. Vous vous éviterez ainsi des frais supplémentaires.

  • Des frais additionnels peuvent s’appliquer pour les livraisons hors des heures normales d’ouverture, soit de 7 h à 18 h du lundi au vendredi. Ces frais ne s’appliquent pas lors des services de plus grande envergure comme les cocktails avec service, les soupers à l’assiette ou tout autre service où des frais de serveur sont déjà inclus dans la demande. N’hésitez pas à nous joindre pour des services à l’extérieur de nos heures normales d’opération.

    ACCESSOIRES

  • La vaisselle jetable, les serviettes de papier ainsi que les condiments nécessaires sont inclus.

  • Des frais supplémentaires s’ajoutent pour l’usage de vaisselle de porcelaine, de verrerie et d’ustensiles en acier inoxydable. (0,35 $ par article)

  • Des nappes de grandeur standard pour la mise en place des stations alimentaires ou des boissons fournies par Sodexo sont incluses. Des nappes additionnelles sont offertes pour un coût supplémentaire.

  • Pour vos événements spéciaux ou plus formels requérant une attention particulière en ce qui a trait au cachet, des nappes, des serviettes de table et de la vaisselle haut de gamme peuvent être fournies sur demande. Des frais supplémentaires s’appliquent.

  • Les pertes ou bris d’accessoires seront inclus sur votre facture au coût de remplacement.

     

    PRIX

  • Les taxes de vente ne sont pas incluses dans les prix.

  • Les prix peuvent changer sans préavis.

     

    SERVICE

  • Des frais de 25 $ de l’heure (pour un minimum de 4 heures) s’appliquent pour chacun des serveurs affectés au service.

  • Un maître d’hôtel supervisera les événements formels de 75 convives ou plus sans frais supplémentaires. Le client peut demander la présence d’un maître d’hôtel pour une activité plus petite, mais des frais de main-d’œuvre s’ajouteront.

  • Veuillez nous indiquer l’heure précise du début de votre service de nourriture afin d’éviter des frais de retard. Advenant le cas où vous auriez un retard de 30 minutes ou plus pendant le déroulement de votre soirée, des frais de personnel de cuisine supplémentaires vous seront facturés à 25 $ l’heure par personne en service.

     

    FACTURATION

  • Nous facturerons le plus grand nombre entre le nombre de convives confirmé finale à l’avance (voir délai prévus selon le genre de service ci-dessus) ou le nombre réel de convives.

  • Nous acceptons les chèques de l’Université Laval, Visa, MasterCard, argent comptant et carte de débit.

  • Pour les clients externes et les associations étudiantes, nous exigeons le paiement du solde de la facture 3 jours avant l’événement.

 

Nous sommes toujours disponibles pour vous préparer un menu personnalisé qui saura plaire à vos convives et faire de votre événement un succès.

 

Au plaisir de vous servir!

 

Sylvain Dupont, Directeur des services de traiteur Sodexo

Suzie Galipeault , Coordonnatrice des services de traiteur Sodexo

Pour nous joindre :sodexo@public.ulaval.ca

Par téléphone : 418-656-2131 poste 6291